Jak zorganizować sekretariat w niewielkim biurze, żeby działał sprawnie i pomagał pozostałym pracownikom?

Sekretariat stanowi dość niedoceniane miejsce w biurze, którego działanie zasadza się na pomysłowym załatwianiu przeróżnych spraw biurowych, dbaniu o to, by pozostali pracownicy posiadali dostęp do potrzebnych biurowych materiałów i wiele więcej. W dużych firmach sekretariat obsługiwany jest przez kilka osób, co w znaczącym stopniu upraszcza pracę. Jeśli jednakże obsługujemy go sami, musimy wszystko dobrze rozplanować.

Podstawowym zadaniem sekretarki jest dostarczanie współpracownikom przedmiotów, bez których nie mogą oni wykonywać obowiązków służbowych. Należą do nich segregatory na dokumenty, najróżniejsze teczki lub nawet tak banalne rzeczy jak długopisy - sprawdź moje źródło.

Przypadł Ci do gustu nasz wpis? Więc z pewnością masz ochotę przeczytać więcej. Jeżeli tak, to wejdź w podany link i kliknij po źródło. Przyjemnego czytania!

W zależności od liczby zatrudnionych w biurze osób trzeba tak rozplanować zamawianie biurowych materiałów, by zawsze było ich troszkę więcej – brakująca teczka konferencyjna czy toner do drukarki może bowiem w pewnym sensie opóźnić lub wręcz zatrzymać normalny tryb pracy w przedsiębiorstwie, co nie jest wskazane. Drugą kwestią jest zarządzanie bieżącą korespondencją przychodzącą do biura. Należy przyjmować i nadawać ważne dla firmy listy czy przesyłki, jak również zatrzymywać ważną korespondencję, która może być przydatna jeszcze w późniejszym okresie. W tym wypadku dobrze sprawdzą się praktyczne segregatory, które umożliwią posegregowanie korespondencji, a później także szybkie znalezienie potrzebnej rzeczy. Ostatnią kwestią jest organizowanie ważnych spotkań – zarówno z zewnętrznymi kontrahentami, jak i wewnętrznych. Zadanie to zasadza się nie tylko na mailowym lub telefonicznym aranżowaniu spotkania, lecz również na przygotowaniu całej konferencyjnej sali tak, by osobom uczestniczącym w spotkaniu niczego nie brakowało.

Muszą się tam znaleźć zimne i ciepłe napoje, niezbędne sprzęty, jak monitory czy projektory i nie tylko. Konieczne są też materiały i dokumenty dla uczestników spotkania, które z pewnością uporządkuje praktyczna teczka konferencyjna - MILO SEGREGATORY. Jak można zobaczyć, praca sekretarki zbyt często bywa niedoceniana. Sekretarka musi troszczyć się o to, by inni pracownicy mieli właściwe warunki do pracy, jak również reprezentować biuro na zewnątrz – np. przed kontrahentami czy osobami, które chcą zacząć z nim współpracę. Właśnie dlatego osoba na tu pracująca musi być świetnie zorganizowana i posiadać łatwość kontaktu z człowiekiem – w tej sytuacji bez trudu spełni wszystkie swoje obowiązki.